¿Cómo crear citas en tu CRM?

¿Cómo crear citas en tu CRM?

Las Citas es una herramienta adicional que viene integrada dentro del CRM de MasterTools; esta herramienta te permite crear de manera fácil y sencilla todo una estructura de agendamiento de citas virtuales o presenciales en tu negocio para que puedas brindar una atención mucho más personalizada a tus clientes. En este artículo te enseñaremos el paso a paso para que lo puedas construir desde cero y lo implementes en tu Ecosistema de Ventas.

Lee con atención los siguientes pasos:

Selecciona el embudo donde deseas crear el agendamiento de las citas y en el menú superior da clic en "Citas" → "Crear nuevo evento"





Ahora vas a ver los pasos dentro de la plataforma para empezar a ingresar toda la información del evento:

Sobre la reserva
Operadores y servicios
Disponibilidad
Preguntas de formulario
Confirmación




Ingresa toda la información en los campos correspondientes de esta manera:

- SOBRE LA RESERVA

Nombre del evento El nombre del evento aparecerá en la página de reserva y en el e-mail de confirmación.
Descripción Introduce los detalles de la reunión. Aparecerá en la página de reserva.
Ubicación Introduce la ubicación en que tendrá lugar el evento. Se enviará al cliente. Por ejemplo: link de zoom, dirección, mapa, etc.
Enviar un email al cliente con detalles sobre su reunión cuando se concierte una nueva cita.

En la parte de abajo se ubica el botón "Siguiente" para que puedas avanzar al otro paso, sin embargo no se ve muy bien porque lo cubre otro contenedor, para poder visualizar bien este botón debes reducir el zoom de tu página al 67% aproximadamente, le das clic sobre el botón y lo restableces al 100% para continuar.


- OPERADORES Y SERVICIOS

Añade un operador o un servicio para que tus visitantes lo puedan elegir antes de seleccionar el día y hora de la reunión. Da clic sobre el botón "Añadir opedador"

Ingresa los datos de tu operador:

Nombre Nombre del operador
E-mail E-mail del operador donde se enviarán las notificaciones
Descripción Describe el rol del operador
Imagen Esta imagen la verá el cliente cuando seleccione el operador
Color del operador Puedes codificar por colores todas las reservas programadas para ver fácilmente qué evento organiza qué operador.

Recuerda que puedes agregar más de un operador y la cantidad depende del plan de MasterTools que tengas activo. Guarda los cambios y da clic en "Añadir". Posteriormente selecciona el botón "Enlazar servicios" e ingresa los siguientes datos.

Nombre del servicio Nombre del servicio que se mostrará al usuario
Descripción Describe el servicio
Tipo de servicio Elige el tipo de evento: reunión individual o de grupo
Duración Duración del servicio: 15 min - 30 min - 45 min - 60 min - Personalizado
Imagen Esta imagen la verá el cliente cuando seleccione el servicio.

Si ofreces varios tipos de servicios los puedes agregar sin ningún problema, ejemplo: Odontología, Medicina General, Asesoría psicológica...



Una vez ingreses los datos del servicio da clic en "Añadir" para que el servicio quede enlazado al operador. También tienes la opción de asignar operadores automáticamente y el sistema asignará la cita al que esté menos ocupado.






- DISPONIBILIDAD


El operador está disponible para reservas: Aquí podrás elegir por cuánto tiempo estará disponible ese operador, por ejemplo; en los/las próximos(as) 2 semanas, en los/las próximos(as) 4 semanas, indefinidamente o intervalo de fechas personalizado.

Disponibilidad: Selecciona las fechas y horas en que estás disponible para una reunión, por ejemplo; de Lun - Vie, todos los días, Sab - Dom de 09:00 am - 05:00 pm, 07:00 am - 03:00 pm. Así mismo podrás excluir días de la semana para ese operador.

Incrementos de disponibilidad: La disponibilidad se mostrará en incrementos de...5 minutos, 10 minutos, 15 minutos, 20 minutos, hasta 120 minutos.

Antelación de la reserva: Evita reservas de última hora. La primera hora disponible será con una antelación mínima de: 15 minutos, 30 minutos, 1 hora, 12 horas...

Búfer entre citas: Si se activa el tiempo de búfer, se añadirán espacios entre las reservas y se podrán hacer pequeñas pausas, por ejemplo: 5 minutos, 10 minutos, 15 minutos, 20 minutos, 25 minutos...

Limita el número de sesiones por día para este operador.


- PREGUNTAS DEL FORMULARIO

Otros detalles solicitados antes de hacer la reserva. Por ejemplo: nombre del cliente, e-mail, datos necesarios para concertar la cita, etc. En esta sección también vas poder editar las preguntas del formulario ya que el sistema te muestra por defecto "Nombre" y "Correo electrónico".




- CONFIRMACIÓN

Detalles sobre la confirmación que aparece tras realizar una reserva, aquí tienes 2 opciones "Mensaje de confirmación predeterminado" o "Página personalizada".

Mensaje de confirmación predeterminado: Debes ingresar la siguiente información.

Encabezado del mensaje Este mensaje aparecerá en la pantalla de confirmación de reserva.
Descripción Información adicional de la reunión que aparecerá en la pantalla de confirmación de reserva.
Texto del botón Texto del botón o llamada a la acción.



Página personalizada: Seleccionar página de confirmación personalizada.

Esta es un excelente opción ya que podrás seleccionar una página personalizada que hayas construido con antelación dentro del mismo embudo.






Finalmente da clic en "Guardar Cambios" para la configuración que hiciste quede funcionando.


En este punto ya has configurado todo el evento de Cita, ahora lo que debes hacer es conectar el widget de citas desde el funnel con tu CRM, para ello puedes continuar viendo el siguiente artículo: Conecta el formulario de citas con tu CRM .

También te recomendamos que veas el siguiente video Tootorial donde uno de nuestros expertos te explica detalladamente el procedimiento que leíste en este artículo, esperamos que sea de gran utilidad para ti y le saques el mayor provecho a esta herramienta.

Actualizado el: 08/06/2022